На роботі трапляється всяке — запізнився, забув щось зробити, не встиг закрити звіт. І ось у відповідь — прохання надати пояснювальну записку. Перша реакція у багатьох однакова: розгубленість, сором, страх. Але не варто ускладнювати. Пояснювальна — це не судовий вирок і не останнє слово. Це просто спосіб сказати правду спокійно й офіційно.
Ми розберемось, як писати пояснювальну записку, щоб не виглядати винним без причини, не потрапити в халепу і при цьому залишитися собою.
Що насправді таке пояснювальна записка
Пояснювальна — це короткий письмовий документ, де працівник описує ситуацію, яка відбулась, і пояснює свою позицію. Вона потрібна у випадках запізнень, прогулів, помилок у звітах, порушень техніки безпеки або інших нюансів, що мають значення для роботодавця.
Наприклад, ти запізнився на 40 хвилин, бо маршрутка зламалась у дорозі. Якщо ти просто мовчки зайдеш у кабінет, виглядатиме, ніби тобі байдуже. А от якщо даси пояснення — показуєш повагу до правил, навіть якщо щось пішло не так.
Пояснювальна записка — це не скарга, не виправдання, не місце для емоцій. Це просто чесний опис: що сталось, чому, і що ти зробиш, аби це не повторилось.
З чого складається пояснювальна
Документ умовно ділиться на кілька частин, і кожна з них — важлива. Ось як це виглядає на практиці:
1. Шапка документа
У правому верхньому кутку вказуєш, кому адресовано записку: «Керівнику відділу продажів Петрову О.О. від менеджера Іваненка С.С.».
Не плутай це з імейлом — тут має бути офіційна форма.
2. Назва документа
Пишеш посередині рядка — «Пояснювальна записка». Без лапок, без жирного шрифту.
3. Основна частина
Починається з дати події. Далі коротко, по суті: «05.06.2025 я не вийшов на роботу у зв’язку з раптовим погіршенням стану здоров’я. Зранку викликав лікаря, отримав довідку, яку додаю».
Тут важливо бути щирим. Якщо винен — визнай. Якщо ні — спокійно поясни ситуацію. Не перекидай провину, не драматизуй.
4. Пропозиція щодо компенсації (якщо доречно)
«Готовий відпрацювати пропущений день у вихідний». Такі фрази знижують напругу та демонструють відповідальність.
5. Підпис, дата
У нижньому правому кутку: «Іваненко С.С., 06.06.2025». Нічого зайвого.
Як сформулювати текст — кілька реальних підказок
🔹 Факт — причина — рішення
Не потрібно прикрашати. Наприклад: «Я допустив помилку у звіті, бо поспішав і не перевірив цифри. Усвідомив це наступного дня. Виправив і зробив висновки».
🔹 Уникай фраз на кшталт “не моя вина”, “мене підставили”, “мене не попередили”
Навіть якщо це правда, такі формулювання виглядають як зняття відповідальності. Замість цього скажи: «Я не врахував/не перевірив/не проконтролював».
🔹 Не виправдовуйся довго
Достатньо 3–4 речень. Якщо пояснення затягнуте — виглядаєш розгублено. А коротка і чітка записка звучить впевнено.
🔹 Не пиши “вибачте” через кожне речення
Одного разу — достатньо. Краще покажи діловий підхід: «Я розумію, що це порушення, і більше такого не допущу».
Один приклад — краще за десять порад
Ось проста ситуація. Ти запізнився на 20 хвилин, бо стояв у заторі після ДТП. Ось як не треба:
«Я спізнився через пробку. Це не моя вина. Усі стояли. Я нічого не міг зробити, навіть повідомити. Я ж не чарівник.»
А ось як виглядає грамотна пояснювальна:
«07.06.2025 я прибув на роботу о 09:20 через затримку транспорту, спричинену ДТП на вул. Грушевського. Затримка становила 20 хв. Повідомив про запізнення телефоном. Надалі планую виходити раніше, аби уникнути подібного.»
Бачите різницю? В одному випадку — роздратування і хаос. В іншому — відповідальність і повага до процесу.
Навіщо це взагалі писати
Навіщо це взагалі писатиМоже здатися, що записка — це зайва бюрократія. Але насправді вона — твоя страховка. Якщо хтось почне “копати” ситуацію, документ уже буде. А ще — це можливість показати, що тобі не байдуже. Що ти не ігноруєш правила, навіть якщо порушив їх.
Це дрібниця, але вона створює образ. І в складній ситуації твоя репутація може стати вирішальною.
Не чекай і не панікуй — просто дій
Пояснювальна записка — не привід для істерики. Це лише один із робочих інструментів. І якщо підходити до нього з холодною головою, то й результат буде на твою користь.
Звикай говорити прямо, писати чітко і брати відповідальність. Робочі помилки — це нормально. А от як ти їх поясниш — може сказати про тебе більше, ніж ти думаєш.
